一、會議組織機(jī)構(gòu)與會議管理　　

 

      所謂會議管理，就是指會議組織機(jī)構(gòu)，主要包括協(xié)會、企業(yè)、政府等，對機(jī)構(gòu)內(nèi)部各種會議、活動等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，以達(dá)到降低成本、提升效率、獲取更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)等目的?！　?/span>

 

      在會議產(chǎn)業(yè)鏈中，會議組織機(jī)構(gòu)處于最上游，其會議管理及運作模式對于下游乃至整個會議產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展都有著十分重要的影響。

 

協(xié)會會議。

 

     對于協(xié)會類機(jī)構(gòu)來說，會議是他們行使協(xié)調(diào)與服務(wù)職能、擴(kuò)大行業(yè)與社會影響力以及增加收入的主要手段。

 

      美國《會議與大會》雜志（Meetings & Conventions）2008年發(fā)布的統(tǒng)計結(jié)果顯示，2007年，美國各類協(xié)會類機(jī)構(gòu)共舉辦一般性會議（meeting）22.7萬個，與會總?cè)藬?shù)達(dá)3750萬，開支總額為381億美元；舉辦大會（convention）1.37萬個，與會總?cè)藬?shù)為1970萬，花費達(dá)346億美元。

 

     美國協(xié)會類會議，從開支金額來看，約占會議市場總額的60%以上，因而在會議市場上占有無法取代的重要地位。會議管理是美國協(xié)會類機(jī)構(gòu)長期以來高度重視的工作內(nèi)容之一，他們能夠在會議市場上取得驕人的成績，與此有著直接的關(guān)聯(lián)。　

　

     市場調(diào)查報告——我國會議組織機(jī)構(gòu)所占會議市場的份額分別是：社團(tuán)會議20%，政府會議25%，企事業(yè)單位會議占50%以上。），但作用也很重要。由于種種原因，我國的社團(tuán)機(jī)構(gòu)的很多方面與西方國家有較大差異，這其中就包括會議管理和會議運作的模式。

 

     政府會議：國外政府會議較少，而在國內(nèi)國家政府會議所占會議市場份額雖然較高，但其市場化程度較低，因而無法和市場化條件下的會議管理相提并論。

 

企業(yè)會議

 

     企業(yè)會議分為兩類，一是企業(yè)內(nèi)部人員參加的會議，如董事會會議、股東大會、培訓(xùn)會議、技術(shù)會議、獎勵會議及活動等；二是以產(chǎn)品、市場為核心的會議及活動，如新產(chǎn)品發(fā)布會與推介會、客戶聯(lián)誼會、代理商會議等。

 

     據(jù)美國《會議與大會》雜志統(tǒng)計，美國企業(yè)2007年共舉辦各類會議108.04萬個，總開支為300多億美元，與會總?cè)藬?shù)超過8400萬人。與比較成熟的協(xié)會會議管理相比，美國各大企業(yè)從開始實施會議管理（通常被稱為“戰(zhàn)略會議管理計劃”，SMMP）的時間不是很長，也就有十年左右的時間，但取得的成效卻非常顯著。

 

    2007年，美國國家商務(wù)旅行協(xié)會（NBTA，以下簡稱NBTA）團(tuán)隊與會議委員會進(jìn)行的一項調(diào)查表明，70%的企業(yè)不同程度地實施了SMMP ，這個數(shù)字比2003年翻了一番。         從美國各大企業(yè)實施會議管理的成功案例來看，先不說那些不易量化的成果，如效率的提高、獲得的服務(wù)更為優(yōu)質(zhì)等，單說平均節(jié)省會議相關(guān)成本20%（NBTA數(shù)據(jù)）這一項，就令人感到十分興奮?！?/span>

　

     除了一些國際品牌企業(yè)之外，我國本土絕大部分的企事業(yè)單位，雖然都很看重會議的工具性價值，但對會議的專業(yè)性普遍認(rèn)識不足，更談不上研究會議或者對會議進(jìn)行統(tǒng)籌管理了。

 

會議管理公司

 

     美國協(xié)會及企業(yè)之所以能夠成功實施會議管理并取得優(yōu)異的成績，除了整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及自身的努力等因素之外，專業(yè)會議管理公司的作用功不可沒。作為連接會議產(chǎn)業(yè)鏈上下游之間的紐帶，會議公司在會議產(chǎn)業(yè)中可以發(fā)揮非常積極、能動的作用。

 

      現(xiàn)階段，我們國家的整體發(fā)展水平逐漸可與西方發(fā)達(dá)國家發(fā)展相提并論，會議產(chǎn)業(yè)是必然的形勢發(fā)展，隨著我國會議產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展、社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步等，我國會議組織機(jī)構(gòu)對會議重要性的認(rèn)識得到提升，作為發(fā)達(dá)國家會議產(chǎn)業(yè)成功經(jīng)驗之一的會議管理的方法與策略，也一定會為越來越多的會議組織機(jī)構(gòu)和企業(yè)所使用。 

 

       如果說政府和社團(tuán)組織的會議還不能（完全）市場化運作，作為市場經(jīng)濟(jì)主體的企業(yè)，則完全有理由、有條件率先關(guān)注、學(xué)習(xí)、應(yīng)用發(fā)達(dá)國家的成功經(jīng)驗，實施SMMP,并藉此進(jìn)一步提升綜合競爭能力，為企業(yè)在未來市場格局中占據(jù)優(yōu)勢的地位，奠定更加堅實的基礎(chǔ)。

 

會騰軟件企業(yè)會議管理將國外SMMP成功經(jīng)驗本土化，助力企業(yè)會議管理精細(xì)化。