會(huì)議采購是個(gè)舶來品，是發(fā)達(dá)國(guó)家普遍使用的一種企業(yè)會(huì)議管理中的一環(huán)。建立供應(yīng)商庫，會(huì)議集中采購就是這個(gè)計(jì)劃的核心內(nèi)容之一。對(duì)于企業(yè)來說，實(shí)行企業(yè)會(huì)議管理，一方面可以規(guī)范企業(yè)管理，堵塞灰色空間；另一方面可以提升會(huì)議準(zhǔn)備的效率和效果，降低財(cái)務(wù)成本。美國(guó)近二十年的運(yùn)營(yíng)實(shí)踐證明，推行這個(gè)計(jì)劃對(duì)于企業(yè)持久發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

 

會(huì)議集中采購

 

      集中采購，都采購什么呢？即會(huì)議、展覽、活動(dòng)（包括獎(jiǎng)勵(lì)旅游活動(dòng)）相關(guān)的產(chǎn)品和服務(wù)，其下游供應(yīng)商有會(huì)議物資、設(shè)施、酒店、會(huì)議與獎(jiǎng)勵(lì)旅游公司、公關(guān)及活動(dòng)公司、搭建與設(shè)備公司等。由于企業(yè)會(huì)議差旅采購的內(nèi)容與會(huì)議采購有較大的重疊性——酒店、機(jī)票以及差旅管理公司等，差旅采購也通常會(huì)與會(huì)議采購放在一起管理，而且管理者很可能還是同一個(gè)小組，或者干脆就是同一個(gè)人。

 

     當(dāng)然，并不是所有企業(yè)都有必要對(duì)于會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)一管理。根據(jù)國(guó)外的普遍做法，具備以下條件的企業(yè)才應(yīng)該做：一個(gè)是達(dá)到了一定的規(guī)模——小企業(yè)沒這個(gè)必要；第二個(gè)是企業(yè)市場(chǎng)覆蓋的地域比較廣——在全國(guó)或者全球做生意；第三是會(huì)議采購的量比較大，頻率比較高——醫(yī)藥、汽車、IT、快消與直銷、金融、奢侈品等很多行業(yè)具備這個(gè)特征?？偨Y(jié)而言就是適用于內(nèi)外部會(huì)議多、組織層級(jí)多、部門協(xié)作多、合規(guī)管理要求高的企業(yè)。

 

     中國(guó)會(huì)議管理的發(fā)展?fàn)顩r與其GDP的全球排名那么不相稱？直接原因就是中國(guó)到目前為止實(shí)施會(huì)議統(tǒng)一采購的企業(yè)數(shù)量太少——只有在華的國(guó)際企業(yè)堅(jiān)守著這種國(guó)際化的管理方式。不過，好的跡象已經(jīng)顯現(xiàn)——很多具有國(guó)際化思維的本土企業(yè)已經(jīng)開始了這方面的嘗試，如輝瑞制藥、諾華制藥、安森保險(xiǎn)、思科、東方證券等，并且取得了不錯(cuò)的效果。

 

企業(yè)不做會(huì)議管理影響大嗎？

 

    答案是肯定的。對(duì)會(huì)議和會(huì)議采購進(jìn)行統(tǒng)一管理，帶來的變化主要有：

 

    第一，提升會(huì)議采購、會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理的專業(yè)性。如果各個(gè)部門、各個(gè)分公司獨(dú)自為政，安排專業(yè)的部門和人員來從事這方面的工作會(huì)變得很困難，這樣的話就無法將會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理與會(huì)議采購提升到一定的高度；

 

     第二，會(huì)議集中管理，不僅是企業(yè)內(nèi)部會(huì)議量的簡(jiǎn)單累加問題，而是一個(gè)量變到質(zhì)變的過程——會(huì)議及活動(dòng)的規(guī)模會(huì)變大，專業(yè)度會(huì)提升，這就需要到專業(yè)市場(chǎng)尋求幫助；

 

     第三，集中采購，對(duì)于企業(yè)來說可以有效降低供應(yīng)成本，對(duì)于會(huì)獎(jiǎng)市場(chǎng)而言，則會(huì)給下游供應(yīng)市場(chǎng)施加競(jìng)爭(zhēng)壓力，進(jìn)而促進(jìn)會(huì)獎(jiǎng)市場(chǎng)健康發(fā)展。

 

發(fā)展趨勢(shì)不可擋

 

     很多人關(guān)心國(guó)內(nèi)企業(yè)會(huì)議管理的走向問題，這是很自然的事兒，因?yàn)檫@與中國(guó)會(huì)議行業(yè)未來的發(fā)展直接相關(guān)。這件事情需要從兩個(gè)方面來說，一個(gè)是趨勢(shì)，另一個(gè)是困難。

 

    關(guān)于趨勢(shì)，沒有人會(huì)愚蠢到認(rèn)為中國(guó)企業(yè)會(huì)逆著國(guó)際潮流而動(dòng)——也就是說，中國(guó)企業(yè)也是企業(yè)，也要按照企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的規(guī)律來，只有這樣才能擁有更好的未來。

 

     無論是什么性質(zhì)的企業(yè)，采用規(guī)范化的方式進(jìn)行會(huì)議管理，提升會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理與采購的效率，降低采購成本，是早晚要做的事情?？赡壳暗睦щy還是顯而易見的：國(guó)有企業(yè)有規(guī)章，看起來是企業(yè)，實(shí)際上條規(guī)很多——真正對(duì)企業(yè)發(fā)展有利的事情推行有難度。對(duì)于這一塊市場(chǎng)，只能慢慢等；相對(duì)于國(guó)有企業(yè)，中國(guó)的民營(yíng)企業(yè)充滿活力，很值得期待。只是大多數(shù)具有國(guó)際視野的民營(yíng)企業(yè)仍處于初創(chuàng)期或成長(zhǎng)期，會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理與集中采購排在企業(yè)管理中的第二個(gè)序列，我們能做的是在等待的同時(shí)，設(shè)法對(duì)管理者施加影響，讓那個(gè)時(shí)刻早點(diǎn)到來。

 

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