大多數(shù)企業(yè)每年在會(huì)議和活動(dòng)上的花費(fèi)將近7 000億元，在許多企業(yè)中，這一支出占年收入的4%。但問(wèn)題是，絕大多數(shù)企業(yè)根本無(wú)法確切清楚地了解他們花費(fèi)類目或渠道。

當(dāng)活動(dòng)定義為小型會(huì)議的時(shí)候，情況可能更糟。因?yàn)樾⌒蜁?huì)議多用于培訓(xùn)員工、招聘人才、制定戰(zhàn)略和慶祝團(tuán)隊(duì)成功的親密銷售會(huì)議和場(chǎng)外活動(dòng)。這些聚會(huì)中有許多是由整個(gè)公司的經(jīng)理和行政助理獨(dú)立預(yù)訂的，而不是通過(guò)集中的會(huì)議部門安排的，而恰恰這些支出經(jīng)常被錯(cuò)誤地歸類為差旅和娛樂(lè)費(fèi)用，并分散在多個(gè)部門、地區(qū)和損益表中。

這也是為什么這么多公司都認(rèn)為追蹤 小型會(huì)議費(fèi)用支出 太難了。費(fèi)用跟蹤雖然是一個(gè)很好的起點(diǎn)，但它缺少了詳細(xì)的類目明細(xì)，例如不同類別（例如客房、食品和飲料、視聽(tīng)等）的支出。

對(duì)于大體量的公司而言，有效追蹤所有部門和地區(qū)的逐項(xiàng)活動(dòng)支出可能意味著節(jié)省數(shù)十百萬(wàn)元的費(fèi)用。 但跟蹤小型會(huì)議支出可能如此艱巨 ——這真的值得嗎？

回答是肯定的！

新興的技術(shù)正在不斷迭代升級(jí)，在各渠道的數(shù)據(jù)獲取變得更便捷且準(zhǔn)確，通過(guò)強(qiáng)大的分析軟件及高效的工具來(lái)推動(dòng)以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策，降低成本的同時(shí)更好地確保了企業(yè)的合規(guī)性。通過(guò)以下五個(gè)步驟將立即為您的公司在成本透明度和費(fèi)用開(kāi)支節(jié)省上提供幫助。

1.   發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵性問(wèn)題

據(jù) GBTA 稱，大約 80% 的會(huì)議潛在節(jié)省來(lái)自場(chǎng)地采購(gòu)。許多企業(yè)沒(méi)有將這一關(guān)鍵步驟自動(dòng)化，而當(dāng)您 自動(dòng)化采購(gòu) 流程后，您可以取消大量繁瑣的電子表格工作和費(fèi)時(shí)費(fèi)力的手動(dòng)輸入。取而代之的是，您可以毫不費(fèi)力且實(shí)時(shí)的獲取成本和節(jié)省數(shù)據(jù)，以清晰地了解企業(yè)的每場(chǎng)會(huì)議支出。

2.   建立360度全景平臺(tái)

建立一個(gè)通用平臺(tái)是一種集中數(shù)據(jù)并確保合規(guī)性的簡(jiǎn)單方法。而這個(gè)平臺(tái)能被廣泛應(yīng)用的關(guān)鍵是必須足夠簡(jiǎn)單，以便偶爾的臨時(shí)規(guī)劃人員立即開(kāi)始使用，但又必須足夠強(qiáng)大以處理專業(yè)規(guī)劃人員的需求。如果該技術(shù)需要對(duì)臨時(shí)規(guī)劃人員進(jìn)行培訓(xùn)，那么完成這項(xiàng)工作就變得太復(fù)雜了，喪失了使用的積極性。

3 . 簡(jiǎn)單的會(huì)議申請(qǐng)流程也有助于滿足集中管理訴求。

偶爾的臨時(shí)規(guī)劃人員可以通過(guò)會(huì)議團(tuán)隊(duì)將他們的需求集中起來(lái)進(jìn)行采購(gòu)。會(huì)議團(tuán)隊(duì)可以從那里獲取需求信息，并通過(guò)批準(zhǔn)過(guò)程傳遞結(jié)果以確保合規(guī)性。 而那些想要自己選擇場(chǎng)地的員工仍然可以通過(guò)會(huì)議注冊(cè)流程來(lái)申報(bào)請(qǐng)求。

4.   把事情簡(jiǎn)單化

不跟蹤會(huì)議支出的最大原因之一是數(shù)據(jù)維度太多，數(shù)據(jù)量龐大。應(yīng)該從哪里開(kāi)始是很多營(yíng)銷人員頭痛的問(wèn)題，但其實(shí)答案很簡(jiǎn)單：從小處著手。

以下是需要考慮的數(shù)據(jù)點(diǎn)：

日期、場(chǎng)地類型、酒店、餐廳或其他、目的；是內(nèi)部的還是外部的；哪些部門、部門在活動(dòng)上的哪些支出；從小處著手 ，把你的注意力放在可以產(chǎn)生最大影響的地方。確定幾個(gè)小組或部門，特別是那些執(zhí)行助理和經(jīng)理預(yù)訂會(huì)議數(shù)量較多且較頻繁的。首先與他們合作創(chuàng)建和實(shí)施一個(gè)會(huì)議政策，通過(guò)監(jiān)控結(jié)果并制定計(jì)算投資回報(bào)率的基線，以便您可以進(jìn)行調(diào)整以確保下一次活動(dòng)取得成功。當(dāng)您證明該政策存在顯著效果時(shí)，您將能夠更好地在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行推廣。

通過(guò)這四個(gè)個(gè)簡(jiǎn)單步驟，員工在遵守公司政策的同時(shí)節(jié)省了計(jì)劃籌備會(huì)議的時(shí)間。管理者也可以更好地控制會(huì)議的支出。最重要的是，您的公司降低了風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，還實(shí)現(xiàn)了可觀的節(jié)省。

通過(guò)對(duì) 會(huì)議支出的可見(jiàn)性 及生產(chǎn)效率的提升，每個(gè)環(huán)節(jié)的參與者都將獲得收益。