挑戰(zhàn)：數(shù)據(jù)在哪里？

 

在許多企業(yè)中，會議計劃是分散的. 重大活動由會議部或者市場部門負責。無數(shù)較小的、低調的活動是由執(zhí)行助理、銷售經(jīng)理以及公司中幾乎需要召開會議的任何人策劃的。

 

許多會議數(shù)據(jù)在各個部門之間傳來傳去，分散在不同的部門和損益表中。手動收集詳細信息是一項艱巨的任務，所以數(shù)據(jù)丟失了。

 

其中公司差旅預算的 43% 用于重要會議和大型活動中，這些會議中大約有一半是簡單的。

 

 

考慮到很大的活動會議數(shù)量，很容易理解為什么這些缺失的數(shù)據(jù)會導致企業(yè)對營銷活動的了解不完整?；顒邮欠癯鲱A算——甚至是必要的？是否所有會議安排者都預訂了有競爭力的價格并符合規(guī)定？臨時規(guī)劃人員是否會忽略合同條款并在不知不覺中將公司置于風險之中？

 

而現(xiàn)在的普遍現(xiàn)象是，許多企業(yè)未能將他們的會議和商務旅行數(shù)據(jù)結合起來。所以他們出現(xiàn)會議數(shù)據(jù)和商旅數(shù)據(jù)的不對稱，甚至無從優(yōu)化。例如，他們可能會根據(jù) 600 萬美元的品牌支出進行談判，而不是公司的實際支出 1100 萬美元。簡而言之，丟失的數(shù)據(jù)會造成支出杠桿不足的大問題。

 

最先進的 SMM 平臺在整個規(guī)劃過程中自動收集和統(tǒng)計這些數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)。更重要的是，它們可以輕松集成旅行和會議數(shù)據(jù)以提供全面的圖片。

 

5個策略提高會議和差旅政策合規(guī)性的同時節(jié)省開支。這里有5個策略。

 

 

1、標準化會議申請

 

使用在線會議申請表來集中管理數(shù)據(jù)，全流程了解企業(yè)所有的會議及活動，申請，審批，招標，采購。在平臺還可以處理溝通，在采購的每個階段更新利益相關者。

 

2、利用供應商品牌。

 

通過更好的采購支出可見性，了解哪些品牌是您的最佳合作伙伴。制定政策以最大限度地提高首選供應商的購買力。使用戰(zhàn)略采購 技術，您可以按用戶、部門、部門和公司范圍跟蹤首選品牌的合規(guī)性。這些解決方案直接在搜索屏幕上呈現(xiàn)首選品牌可見性，以將合規(guī)性無縫融入規(guī)劃人員的工作流程中。

 

3、標準化采購規(guī)則

 

許多會議項目僅在取消費用和自然減員費用方面就每年損失數(shù)萬美元。為避免嚴厲處罰，制定合理的費用并將其包含在一套核心的公司合同條款中。標準化采購流程，然后將這些條款和讓步設置為在您的系統(tǒng)創(chuàng)建的每個采購流程中。

 

4、優(yōu)化協(xié)作。

 

最新的 SMMP解決方案提供了一個單一門戶，用于存儲有關場地的團隊情報。使用協(xié)作工具來促進合理的決策。例如，讓規(guī)劃人員標記提供差評服務并使公司處于危險之中的酒店。

 

5、履行注意義務。

對自然災害、流行病和政治動蕩的擔憂將謹慎責任和風險管理放在首位。它們通過計劃狀態(tài)為您提供企業(yè)活動的完整圖片。按會議所有者、與會者、日期、地點、地點等深入了解。如果出現(xiàn)緊急情況，您將擁有快速定位員工和與會者所需的一切。